Un créneau qui paraît libre dans l’agenda peut ne pas entrer dans la journée une fois l’adresse, la durée réelle du service, les options, les pauses et les déplacements pris en compte. MapMyStaff tient compte de ces éléments avant de proposer un choix, puis les revérifie avant confirmation.
Le module prend en charge deux modèles pour adapter la promesse faite au client à la façon dont votre équipe organise réellement ses journées.
Le client choisit une fenêtre d’intervention plutôt qu’une heure d’arrivée précise.
La période conserve davantage de marge pour préparer ensuite l’ordre de la journée.
Une plage de 1 heure désigne une heure de début proposée. Elle ne limite pas la durée du rendez-vous à 60 minutes.
La durée réelle dépend du forfait, des options et des règles du service.
Dans les deux modèles, le choix proposé dépend des données disponibles et ne constitue pas une garantie absolue de ponctualité face aux imprévus du terrain.
Pour savoir ce qui peut réellement entrer dans la journée, MapMyStaff commence par le service demandé. Le forfait et ses options définissent le prix et la durée totale à planifier.
Le forfait définit la base du service réservable.
La durée en minutes entre ensuite dans le calcul de disponibilité.
Chaque option peut modifier le prix et ajouter du temps au service sélectionné.
Le parcours réévalue le prix et la durée lorsqu’une option est ajoutée ou retirée.
Pour un service à domicile ou sur la route, l’adresse n’est pas une simple coordonnée. Elle sert à vérifier le territoire desservi et alimente le calcul des déplacements qui peuvent influencer la faisabilité du rendez-vous.
Si le secteur n’est pas couvert, aucune disponibilité en ligne n’est proposée et le client voit les coordonnées prévues par l’entreprise.
Une case dans l’agenda n’est pas une journée d’employé sur la route. Une plage peut sembler libre et devenir inutilisable lorsque la durée du service, les options, l’horaire ou les déplacements sont pris en compte.
Le calcul tient compte de l’horaire de l’employé, des pauses, des absences, des rendez-vous existants ainsi que du début et de la fin de journée. Lorsque les options ajoutent du temps, la disponibilité est recalculée à partir du service complet.
Selon la position du rendez-vous, le calcul peut aussi intégrer le déplacement pour s’y rendre et le déplacement nécessaire vers la suite de l’horaire. Deux visites qui semblent s’enchaîner sur papier peuvent donc ne plus entrer une fois la route ajoutée.
Dans le parcours public, le client saisit ses propres renseignements et ne voit jamais les autres dossiers associés à son adresse. Une étape de vérification de l’identité précède l’utilisation des crédits et la confirmation.
Réservation assistée par le bureauLe bureau saisit l’adresse, sélectionne explicitement le bon client parmi les correspondances, récupère ses renseignements, puis vérifie ou corrige ses coordonnées. Les crédits associés peuvent ensuite être consultés avant de poursuivre la réservation.
Outils du bureau : carte, détails disponibles sur la période ou le créneau et vérification des crédits, selon le contexte affiché dans l’application.
Selon la configuration, le parcours public peut demander une validation courriel ou un code OTP avant la confirmation. Le parcours administrateur ou employé peut plutôt s’appuyer sur un compte déjà authentifié et ses permissions, sans exiger nécessairement le même contrôle OTP.
Le résumé est recalculé selon le forfait, les options et les règles configurées. Juste avant la confirmation, les montants, les avantages et la disponibilité sont revérifiés. Si les conditions ont changé, la réservation peut être refusée ou devoir être recalculée.
Après une réservation réussie, le client dispose d’un récapitulatif à l’écran et reçoit automatiquement un courriel avec les détails du rendez-vous, que la réservation ait été faite directement par le client ou saisie par un employé ou un administrateur.
Le prix et la durée totale sont recalculés selon les éléments sélectionnés.
Les taxes applicables sont intégrées au résumé selon la configuration de l’entreprise.
Les promotions et crédits suivent leurs propres conditions d’admissibilité avant la confirmation.
Un ajustement peut s’appliquer lorsque les règles du service et du modèle horaire le prévoient.
Pour certains services à heure fixe, des frais peuvent s’appliquer lorsque le service, l’employé et les règles configurées le prévoient.
La disponibilité et les règles sensibles sont revérifiées avant la confirmation.
Les choix affichés dépendent du modèle horaire, du service demandé et des conditions connues au moment de la réservation.
Une période propose une fenêtre d’intervention plus large et conserve davantage de latitude pour préparer l’ordre de la journée. Une plage de 1 heure propose une heure de début plus précise.
Non. Elle désigne seulement une heure de début proposée. La durée réelle dépend du forfait, des options et des règles du service.
Parce que la durée totale, l’horaire, les pauses, les absences, les rendez-vous déjà prévus et les déplacements peuvent empêcher cette visite d’entrer dans la journée.
Non. La recherche des dossiers associés à une adresse est réservée au parcours administratif. Le parcours public n’affiche pas les autres personnes liées à cette adresse.
La disponibilité et les règles sensibles sont revérifiées. La réservation est ensuite enregistrée, refusée ou recalculée si les conditions ont changé.
Partons d’une adresse, d’un service, de ses options et de votre modèle horaire pour voir quels choix peuvent réellement entrer dans la journée selon les règles configurées.
