1. Formation du contrat, définitions et portée
Les présentes conditions s’adressent exclusivement à des entreprises et à leurs représentants autorisés. Elles deviennent contractuelles lorsqu’elles sont incorporées à un bon de commande, à une proposition acceptée, à un processus d’abonnement ou à une autre entente avec le fournisseur MapMyStaff identifié dans la commande. La simple consultation du site public ne vaut pas acceptation d’un abonnement.
Le « Client » est l’entreprise identifiée dans la commande; le « Service » désigne la plateforme MapMyStaff, les modules et services sélectionnés; la « Commande » désigne le document commercial accepté; la « Documentation » désigne les guides, politiques et descriptions applicables au Service.
2. Service, modules, implantation et configuration
MapMyStaff fournit les fonctions et services identifiés dans la Commande. Les modules, options, limites d’utilisation et services d’implantation varient selon l’offre retenue. Le Client fournit en temps utile les données, décisions, accès et personnes responsables nécessaires à l’implantation.
Le Client demeure responsable de valider ses règles commerciales, territoires, horaires, absences, qualifications, durées, prix, taxes, promotions, modèles de réservation, communications et permissions avant leur utilisation en production.
3. Comptes, administrateurs et utilisateurs autorisés
Le Client désigne ses administrateurs et contrôle les accès de ses utilisateurs. Il doit fournir des renseignements exacts, protéger les identifiants, appliquer des permissions appropriées et aviser rapidement MapMyStaff d’un accès non autorisé ou d’un changement de rôle.
Le Client répond des activités réalisées au moyen de ses comptes, sauf dans la mesure où elles résultent directement d’une défaillance imputable à MapMyStaff.
4. Abonnement, prix, taxes, renouvellement et paiement
La Commande indique le forfait, les modules, les options, le nombre de membres inclus, la durée, la fréquence de facturation, le renouvellement, les frais applicables et les conditions d’annulation. Les taxes sont ajoutées lorsqu’elles sont exigibles.
Les frais obligatoires récurrents ou liés à l’utilisation doivent être communiqués avant l’acceptation. Aucun frais supplémentaire n’est exigible uniquement parce qu’il apparaît dans une documentation postérieure à la Commande. Sauf exigence légale ou disposition contraire de la Commande, les montants payés ne sont pas remboursables. Un défaut de paiement peut entraîner une suspension proportionnée après avis raisonnable lorsque les circonstances le permettent.
5. Utilisation acceptable et obligations du Client
Le Client utilise le Service légalement, conformément à la Commande et à la Documentation. Il ne doit pas contourner la sécurité, perturber le Service, accéder à des données sans autorisation, introduire du code nuisible, revendre le Service sans autorisation ou l’utiliser pour porter atteinte aux droits d’un tiers.
Le Client est responsable de la légalité de ses données, de ses offres, de ses prix, de ses programmes promotionnels, de ses communications et des consentements requis auprès de ses employés, clients et destinataires. Il doit notamment respecter les règles applicables aux messages électroniques et aux renseignements personnels.
6. Disponibilités, prix, itinéraires, communications et résultats
Les disponibilités, affectations, prix, frais de déplacement, routes, horaires, alertes, sondages, indicateurs financiers et scénarios dépendent des données disponibles, de la configuration du Client, de services tiers et des conditions réelles du terrain. Ils constituent des outils d’aide à l’exploitation et à la décision.
MapMyStaff ne garantit pas un itinéraire parfait, l’absence de retard, la livraison de chaque message, un prix correct lorsque les données ou règles du Client sont inexactes, ni un résultat commercial, financier ou de fidélisation. Le Client doit exercer un jugement raisonnable et vérifier les décisions importantes avant d’agir.
7. Données du Client et renseignements personnels
Le Client conserve ses droits sur ses données. Il accorde à MapMyStaff les droits limités nécessaires pour héberger, traiter, transmettre, sauvegarder, sécuriser et utiliser ces données afin de fournir le Service, respecter la loi et améliorer le Service au moyen de données agrégées ou dépersonnalisées.
Le Client détermine les finalités de traitement des renseignements de ses employés et clients finaux et confirme disposer des autorisations ou autres fondements juridiques nécessaires. La Politique de confidentialité et, lorsqu’il est conclu, l’addenda de traitement des données complètent la présente section.
8. Confidentialité, sécurité et incidents
Chaque partie protège les renseignements confidentiels de l’autre et les utilise uniquement pour l’exécution de l’entente. MapMyStaff maintient des mesures administratives, techniques et organisationnelles raisonnables selon la nature des données et les risques connus. Aucune mesure ne peut garantir une sécurité absolue.
Le Client doit sécuriser ses appareils, comptes, permissions et méthodes d’accès. MapMyStaff traite les incidents de confidentialité et transmet les avis requis selon la loi et les engagements écrits applicables. Aucune certification, norme particulière ou architecture spécifique n’est garantie à moins d’être expressément inscrite dans la Commande ou un document contractuel applicable.
9. Services tiers, cartes et communications
Le Service peut dépendre de fournisseurs d’hébergement, de cartographie, de routage, de courriel, de paiement, d’authentification et d’autres services spécialisés. MapMyStaff peut remplacer un fournisseur lorsque cela est raisonnablement nécessaire, sous réserve de maintenir des protections appropriées et de ne pas réduire substantiellement les fonctions essentielles payées pendant la durée en cours.
Les estimations cartographiques et de déplacement peuvent différer des conditions réelles. La livraison des courriels, messages ou notifications dépend aussi des réseaux, appareils, filtres et coordonnées fournis par le Client ou les destinataires.
10. Disponibilité, maintenance, modifications et soutien
Les engagements de disponibilité, heures de soutien, délais de réponse et services d’accompagnement sont uniquement ceux qui figurent dans la Commande, un SLA ou une politique de soutien incorporée au contrat. À défaut d’un tel engagement, MapMyStaff fournit un soutien commercialement raisonnable sans garantir un délai précis.
Des interruptions peuvent survenir pour maintenance, sécurité, incident, force majeure ou défaillance d’un tiers. MapMyStaff peut faire évoluer le Service, mais ne doit pas réduire substantiellement les fonctions essentielles payées pendant la durée en cours, sauf nécessité légale, de sécurité ou liée à un service tiers hors de son contrôle.
11. Propriété intellectuelle et commentaires
MapMyStaff conserve tous les droits sur la plateforme, son code, ses méthodes, sa documentation, ses marques et ses améliorations. Le Client conserve ses droits sur ses données, contenus et marques.
Le Client peut transmettre des commentaires. MapMyStaff peut les utiliser pour améliorer le Service, sans divulguer les renseignements confidentiels du Client et sans acquérir la propriété de ses données.
12. Suspension, durée, résiliation, export et suppression
La durée initiale, le renouvellement et les droits de résiliation sont précisés dans la Commande. Chaque partie peut résilier pour un manquement substantiel qui n’est pas corrigé dans un délai raisonnable après avis. MapMyStaff peut suspendre tout ou partie du Service pour un risque sérieux de sécurité, une utilisation illégale, un défaut de paiement important ou une violation substantielle, en limitant la suspension à ce qui est raisonnablement nécessaire.
Le Client doit demander et vérifier ses exports avant la fin de l’abonnement. Les formats disponibles, l’éventuelle période de récupération après résiliation et le calendrier de suppression sont ceux de la Commande, de l’addenda de traitement des données ou de la politique de conservation applicable. Les sauvegardes peuvent être supprimées selon un cycle normal et les données peuvent être conservées lorsque la loi l’exige.
13. Garanties, exclusions, réclamations et limitation de responsabilité
MapMyStaff fournit le Service de manière professionnelle et substantiellement conforme à la Documentation applicable. Sous réserve des garanties impératives, le Service est fourni sans garantie de résultat commercial, de revenu, d’économie, de disponibilité absolue, d’absence totale d’erreur ou d’adéquation à une décision particulière du Client.
Dans la mesure permise par la loi, aucune partie n’est responsable des dommages indirects, consécutifs ou punitifs, ni des pertes de profits, de revenus, d’occasions ou de réputation qui ne constituent pas la conséquence directe et prévisible d’un manquement. Sauf plafond différent dans la Commande, la responsabilité cumulative de MapMyStaff découlant du Service est limitée aux frais payés ou payables pour le Service au cours des douze mois précédant le fait générateur.
Ces exclusions et ce plafond ne s’appliquent pas à une responsabilité qui ne peut être exclue ou limitée par la loi, notamment en cas de faute intentionnelle ou lourde dans la mesure prévue par le droit applicable. Le Client répond des réclamations de tiers causées par ses données, son utilisation illégale du Service ou sa violation des droits d’un tiers, sous réserve d’un avis rapide et de son contrôle raisonnable de la défense.
14. Dispositions générales
Aucune partie n’est responsable d’un retard causé par un événement raisonnablement hors de son contrôle, sauf pour les obligations de paiement déjà exigibles. Les avis contractuels sont transmis aux coordonnées indiquées dans la Commande. Le Client ne peut céder l’entente sans consentement raisonnable, sauf dans le cadre d’une réorganisation ou vente de son entreprise ne créant pas un risque accru.
Si une clause est invalide, les autres demeurent applicables et la clause est interprétée ou réduite dans la mesure nécessaire. La Commande et les documents qui y sont incorporés constituent l’entente complète. Les changements substantiels aux présentes conditions s’appliquent généralement au renouvellement suivant, sauf exigence légale, de sécurité ou acceptation expresse.
L’entente est régie par les lois applicables au Québec et au Canada, sans écarter les règles impératives. La version française est remise conformément aux exigences applicables aux contrats d’adhésion; une autre langue peut être choisie lorsque les conditions légales sont respectées. Les tribunaux compétents du Québec ont juridiction, sous réserve de toute règle impérative contraire.